Как уберечь компанию от финансовых потерь, оперативно выявить угрозы и не утонуть в хаосе данных? Многие компании полагаются на проверенный временем Excel, тогда как другие выбирают специализированные системы управления рисками (СУР). Какое решение подойдёт именно вам? В этой статье мы разберём плюсы и минусы каждого из этих двух инструментов для риск-менеджмента и поможем вам сделать осознанный выбор.
Excel и СУР как инструменты для управления рисками
Excel — это привычный всем инструмент от компании Microsoft, который представляет собой электронную таблицу, широко применяемую для сбора, преобразования и анализа данных, расчётов и создания визуализированных отчётов. Это один из самых популярных инструментов, благодаря своей простоте, доступности и гибкости.
Среди плюсов Excel можно выделить:
К минусам Excel относятся:
СУР (система управления рисками) — это специализированное программное обеспечение, разработанное конкретно для задач, связанных с управлением рисками в компании. Такие решения включают полноценный функционал для анализа рисков, контроля соответствия требованиям, мониторинга и предотвращения угроз и многих других задач, которые связаны с управлением рисками на более глубоком уровне.
- Доступность и знакомый интерфейс. Большинство людей уже знают, как работать с Excel. Это позволяет быстро начать использовать его для базового управления рисками без необходимости в обучении.
- Гибкость. В Excel можно создавать собственные шаблоны, отчеты и диаграммы под различные нужды.
- Стоимость. Excel часто является частью уже имеющихся у компании офисных пакетов, что делает его практически бесплатным решением.
К минусам Excel относятся:
- Ограниченная масштабируемость. Excel плохо справляется с большими объёмами данных и сложными структурами. Когда данные растут, управление становится громоздким, а файлы могут замедляться или зависать, что затрудняет эффективный анализ рисков.
- Ручной ввод данных. В Excel большинство операций требует ручного ввода и редактирования данных, что резко увеличивает вероятность ошибок. Малейшая ошибка в одной ячейке может повлиять на всю модель управления рисками.
- Отсутствие автоматизации. В Excel отсутствуют встроенные инструменты для автоматизированного мониторинга рисков и анализа данных в реальном времени. Пользователи вынуждены обновлять данные вручную, что снижает оперативность принятия решений. В то же самое время работать с Excel на профессиональном уровне очень сложно. Обучение отнимает много времени и сил.
- Сложность интеграции. Excel плохо интегрируется с другими системами, используемыми для управления бизнесом (например, ERP, CRM), что затрудняет обмен данными между подразделениями и осложняет построение общей картины рисков.
- Ограниченные функции безопасности. В Excel нет надёжных средств контроля доступа и защиты информации. Файлы могут быть легко изменены или скопированы, что увеличивает риск утечки данных или несанкционированного доступа.
- Непрозрачность процессов. Когда в управлении рисками участвуют несколько человек или отделов, координация действий в Excel становится сложной. Множество версий файлов может привести к путанице, дублированию данных и отсутствию прозрачности.
- Трудности с визуализацией и отчетностью. Хотя Excel поддерживает графики и диаграммы, его инструменты визуализации данных ограничены. Создание наглядных и динамичных отчетов требует дополнительных усилий и специальных навыков.
- Нет поддержки проактивного мониторинга. В Excel невозможно настроить автоматические уведомления или прогнозирование, что не позволяет своевременно реагировать на изменения в уровне рисков.
СУР (система управления рисками) — это специализированное программное обеспечение, разработанное конкретно для задач, связанных с управлением рисками в компании. Такие решения включают полноценный функционал для анализа рисков, контроля соответствия требованиям, мониторинга и предотвращения угроз и многих других задач, которые связаны с управлением рисками на более глубоком уровне.
Перечислим ключевые преимущества специализированных систем управления рисками:
Какие же подводные камни может скрывать внедрение СУР?
- Автоматизация процессов. Система управления рисками автоматизирует сбор, анализ и мониторинг данных, что снижает вероятность человеческих ошибок и экономит время. В Excel большинство операций необходимо выполнять вручную, что требует значительных временных затрат.
- Масштабируемость и гибкость. Системы управления рисками легко адаптируются к изменениям в бизнесе и могут интегрироваться с другими корпоративными системами. Excel, напротив, имеет ограниченные возможности для работы с большими объёмами данных и их интеграции.
- Реализация комплексного подхода. Специализированные системы позволяют управлять рисками на различных уровнях организации — от стратегического до операционного. В Excel сложнее контролировать риски в комплексной среде, особенно если необходимо объединить множество файлов.
- Визуализация и отчётность. Системы управления рисками часто включают мощные инструменты для создания отчётов и визуализации данных в реальном времени. В Excel для создания наглядных отчётов требуется больше усилий и специальных знаний.
- Контроль доступа и безопасность. Специализированные системы обеспечивают высокую степень безопасности данных и контроль доступа к информации. Excel не может предложить такой же уровень защиты и может быть уязвимым для утечек или потерь данных.
- Глубокий анализ и прогнозирование. В отличие от Excel, системы управления рисками предлагают встроенные аналитические инструменты для моделирования сценариев, прогнозирования потенциальных угроз и оценки их воздействия на бизнес. Это позволяет принимать проактивные решения и лучше готовиться к неожиданным ситуациям.
- Соответствие нормативным требованиям. Системы управления рисками помогают автоматически отслеживать соответствие нормативным требованиям и стандартам. В Excel сложно обеспечить полное соответствие всем нормативам без дополнительных ресурсов.
Какие же подводные камни может скрывать внедрение СУР?
- Инвестирование в решение. Внедрение и поддержка дополнительных систем всегда требует вложений. Действительно, не каждая компания готова вкладывать крупные суммы в столь широкий функционал. Однако СУР может быть подстроена под ваши индивидуальные запросы. Например, если вам нужны только базовые возможности, тогда и стоимость решения окажется соразмерной, и покупка решения окупится быстрее.
- Требуется обучение. Для успешной работы с СУР часто требуется обучение сотрудников. Однако у опытных интеграторов, как правильно, имеются уже готовые курсы обучения риск-менеджменту, помогающие освоить управление СУР в кратчайшие сроки.
Что выбрать – Excel или систему управления рисками?
Правильный выбор поможет вам не только минимизировать риски, но и поддерживать стабильное развитие бизнеса.
Если вы небольшая компания или только начинаете внедрять управление рисками, Excel может стать хорошей отправной точкой. Это простой и достаточно знакомый инструмент, который позволит структурировать процессы. Однако Excel ограничен в своих возможностях для проведения сложного анализа данных, особенно когда речь идет о больших объемах постоянно изменяющейся информации. Поэтому по мере роста компании и увеличения объёмов данных, а также для снижения рисков ошибок и влияния человеческого фактора, имеет смысл рассмотреть переход на специализированную систему управления рисками.
Если вы небольшая компания или только начинаете внедрять управление рисками, Excel может стать хорошей отправной точкой. Это простой и достаточно знакомый инструмент, который позволит структурировать процессы. Однако Excel ограничен в своих возможностях для проведения сложного анализа данных, особенно когда речь идет о больших объемах постоянно изменяющейся информации. Поэтому по мере роста компании и увеличения объёмов данных, а также для снижения рисков ошибок и влияния человеческого фактора, имеет смысл рассмотреть переход на специализированную систему управления рисками.
Сегодня многие компании сразу начинают с внедрения базовых функциональных возможностей СУР, ведь они осознают конкурентное преимущество, которое получают. Например, у сотрудников появляется возможность создать реестр рисков всего за один день. Вместо того, чтобы тратить время на создание массивной таблицы с описанием рисков в Excel, вы получаете список всех потенциальных угроз, который содержит такие данные как идентификационный номер, категория риска, вероятность, последствия, действия, мероприятия, ответственное лицо, дедлайн и другие необходимые вам данные. И главное – такой реестр автоматизирован, не содержит ошибок и был создан всего за пару часов.
Заключение
Выбор между Excel и СУР для управления рисками зависит от масштаба бизнеса и сложности задач. Excel — неплохой старт для небольших компаний с ограниченными ресурсами, предлагающий простоту и доступность. С Excel действительно начинают многие, однако можно ли назвать такой подход эффективным риск-менеджментом? Скорее, нет, чем да. Далеко не у всех компаний найдется время на ручное отслеживание рисков, регулярную проверку отчётов, а также средства на оплату высококлассного специалиста по Excel.
Но и прятаться от рисков тоже не стоит. Без определённых рисков развитие бизнеса невозможно. А чтобы избежать негативных последствий и всегда, независимо от ситуации, оставаться на чеку, экспертами были разработаны специальные решения, называемые системами управления рисками, которые обеспечивают комплексный подход к риск-менеджменту. Если у вас остались вопросы о функциональных возможностях СУР, обратитесь к нашему эксперту. Будем рады ответить на ваши вопросы!
Вам также может быть интересно:
С чего начинается правильный риск-менеджмент? Интервью с Олегом Мележниковым
Внутренний аудит и контроль. Как обеспечить качественное управление рисками
Но и прятаться от рисков тоже не стоит. Без определённых рисков развитие бизнеса невозможно. А чтобы избежать негативных последствий и всегда, независимо от ситуации, оставаться на чеку, экспертами были разработаны специальные решения, называемые системами управления рисками, которые обеспечивают комплексный подход к риск-менеджменту. Если у вас остались вопросы о функциональных возможностях СУР, обратитесь к нашему эксперту. Будем рады ответить на ваши вопросы!
Вам также может быть интересно:
С чего начинается правильный риск-менеджмент? Интервью с Олегом Мележниковым
Внутренний аудит и контроль. Как обеспечить качественное управление рисками
